¿Power BI o Excel para Business Intelligence?

A lo largo de los años, Microsoft ha desarrollado una variedad de herramientas para el mercado. Un buen ejemplo de esto es Excel. Esta popular herramienta se utiliza para diversos fines productivos y permite optimizar el rendimiento mediante el análisis de datos, como controlar las finanzas y gestionar las compras y ventas de productos. Por su versatilidad, estas son sólo algunas de las formas de utilizar Excel, que puede ser útil tanto en la vida personal como en el control de gastos de una organización.

Con el crecimiento en el uso de datos por parte de las empresas para tomar decisiones importantes y relevantes para el negocio, el mercado ha evolucionado. Surgieron herramientas de Business Intelligence (BI), donde se incorporó todo el proceso ETL (extract, transform e load) en un solo lugar.

En este escenario de creatividad y dominio en el mundo tecnológico, Microsoft creó Power BI. Se trata de una potente herramienta que nos permite extraer, transformar y cargar datos de diferentes fuentes, además de desarrollar completos informes que ayuden en la toma de decisiones de negocio.

Ante esta realidad, ¿existe alguna posibilidad de utilizar ambas herramientas en el contexto práctico de Business Intelligence (BI)?

EXCEL

Excel es una herramienta del paquete Office proporcionada por Microsoft. Es un software diseñado para crear hojas de cálculo que utilizan un formato de tabla con filas y columnas.

La practicidad del uso de Excel nos permite salir de nuestra zona de confort. Con él, podemos realizar cálculos, crear tablas, gráficos, listas y utilizar otros recursos que ofrece la herramienta para manipular y analizar datos. Y, al igual que Power BI, esta herramienta también cuenta con funciones para BI, como la creación de dashboards (paneles de control).

POWER BI

Power BI es un software de Business Intelligence de Microsoft que se puede utilizar para conectarse a diversas fuentes de datos diferentes. Entre algunas de las posibilidades cabe destacar que esto también se puede hacer con Excel.

Dentro de esta herramienta, hay algunas características que son únicas en comparación con Excel. Utilizando Power BI podemos: (1) realizar procesamiento de datos, que pueden ser en diversos formatos y estándares; (2) realizar análisis para obtener insights importantes y (3) crear informes impactantes con la información obtenida.

¿Cuándo utilizar cada una?

Cada herramienta tiene sus particularidades, además de compartir recursos sobre cómo gestionar grandes cantidades de datos. Sin embargo, no es necesario ser experto en una herramienta para utilizar la otra, y ambas pueden usarse en proyectos diferentes o en paralelo.

En Power BI, por ejemplo, podemos usar DAX DAX (Data Analysis Expressions), un lenguaje de expresión de fórmulas creado por Microsoft. Con él podemos procesar datos y realizar cálculos. Sin embargo, esta no es una función nativa de Power BI.

DAX también se puede utilizar en Excel, específicamente en Power Pivot, a través de medidas que se utilizan para modelar nuestros datos. Esta es solo una de las tres herramientas que se pueden utilizar en Excel para realizar análisis.

Al igual que Power BI, Excel cuenta con Power Query desde hace más de 10 años, que es la herramienta que se utiliza para formatear los datos. Tanto Excel como Power BI se pueden utilizar para desarrollar dashboards. En Excel se utiliza Power View, la tercera herramienta de análisis de datos, que nos permite crear informes utilizando diferentes visuales.

Los dashboards desarrollados en Power BI son más dinámicos, con la posibilidad de hacer clic en un elemento visual y los demás también se filtran automáticamente. Además, podemos conectarnos a varias fuentes de datos diferentes en un mismo proyecto, como bases de datos, archivos de texto y sitios web. Como puedes ver en la imagen a continuación, que muestra algunas de las fuentes de datos disponibles en Power BI.

Dentro de Power BI, también podemos crear y manipular relaciones entre tablas existentes, incluso si provienen de diferentes fuentes de datos. Sin embargo, Excel es su propia fuente de datos, ya que todos los datos utilizados se almacenan en su propia herramienta.

Un punto positivo a destacar es que no es necesario instalar Power BI para utilizarla, ya que la herramienta cuenta con una versión online que facilita compartir los dashboards desarrollados. De la misma manera, también es posible utilizar Excel online para desarrollar dashboards y compartirlos con otras personas.

Entonces, ¿cuál de las herramientas debería utilizar?

Ambas herramientas son excelentes opciones para trabajar en BI. Si tiene datos almacenados en una hoja de cálculo de Excel, puede utilizar la misma herramienta para analizar y desarrollar dashboards con esos datos.

Ahora bien, si tus datos se almacenan en diferentes lugares, puedes optar por Power BI para centralizar toda la información, realizar el procesamiento de datos y desarrollar tu información.

Si necesita dashboards más dinámicos, Power BI es la opción correcta, ya que ofrece una variedad de elementos visuales dentro de su propia caja de herramientas y le permite importar y usar otros en los informes.

Pero si necesita dashboards más simples y rápidos o generar informes en forma de tablas, Excel es una excelente opción. Además de ser una herramienta tradicional y conocida, ha sido utilizada por la mayoría de las personas y empresas durante muchos años.

Como habrás notado, puedes desarrollar proyectos donde se puedan utilizar ambas herramientas. A pesar de haber sido desarrollado después de Excel, a diferencia de lo que algunos podrían considerar, Power BI no puede sustituirlo, sólo para satisfacer necesidades que Excel no podía cubrir.

Power BI se creó mediante la combinación de las herramientas existentes en Excel. Al unir Power Query, Power Pivot y Power View, Microsoft desarrolló una herramienta más moderna y segura.

En esta perspectiva de diferentes posibilidades y algunos escenarios posibles, estos son sólo algunos de los recursos que nos aportan ambas herramientas y que podemos utilizar para desarrollar nuestros proyectos.

Conclusión

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Créditos

Redacción y contenido: Danielle Oliveira

Revisión técnica: Daniel Siqueira

Revisión didáctica: Cláudia Machado

Artículo hecho por Danielle Oliveira

Artículo traducido por Brenda Souza